ما هي خطة استمرارية العمل … تدبير تحمي من اضطراب العمل في وضعية وقوع فعاليات غير منتظر وقوعها. أو، إذا أردت، “… الممارسات المستخدمة لضمان استئناف الإجراءات في الوقت الموائم وبصورة هيئة بواسطة قدرتها على تنفيذ التدابير مع الحد الأقل المقبول أو من دون انقطاع لإجراءات الأفعال أو الخدمات الحساسة للوقت” ( مجلة مصلحة المرافق).
ما هي خطة استمرارية العمل
تتضمن أهداف تخطيط استمرارية الأعمال ما يلي:
ضمان صحة وسلامة جميع المستوظفين
الإنقاص من الانقطاعات لقدرة المنشأة على تقديم منتجاتها و / أو خدماتها
التقليص من الفقدان المادية
القدرة على استئناف العمليات الحرجة إبان مدة زمنية محددة حتى الآن سقوط الحادثة
يمكن لخطة استمرارية العمل المدروسة أن تعني الفرق بين بقاء عملك والفشل إذا ما وقعت المصائب. أي حريق أو فيضان أو عطل في القرص ذو البأس أو إستيلاء على المعلومات – قد يؤدي أيًا من تلك المركبات أو جميعها إلى وقف عملك. سوف يساعدك تخصيص الدهر الكافي لوضع تدبير لاستمرارية الأفعال في ضمان تمكُّن منشأتك التجارية على استئناف العمل في أقصر وقت جائز.
لإنشاء خطة طوارئ الأعمال:
1) تحديد المخاطر الرئيسية التي تواجهها شركتك الصغيرة.
هل إستيلاء على البيانات؟ الفيضانات؟ هزة أرضية؟ إن تحديد أشكال النكبات على الأرجح سوف يساعدك على تركيز تدبير استمراريتك وعدم إضاعة الزمان والمال في التأهب لشيء من المستبعد حدوثه.
ليس هناك نقطة في التصميم لكيفية التعافي من الهزة الأرضية، مثال على ذلك، لو أنه عملك لا يحدث في منطقة زلزال. إلا أن ضع في اعتبارك المخاطر المتزايدة التي بالعادةً ما يشطب تجاهلها من قبل الشركات الصغيرة مثل هجمات الإختراق للمواقع، ونشاط المخترق الإلكتروني والتخريب.
2) حدد ما هو ضروري للغاية لبدء أعمالك التجارية الصغيرة مرة أخرى إذا أغلقتك كارثة أعمال واتخذت خطوات للتأكد من توفر تلك العناصر الأساسية بسرعة.
تلك العناصر الأساسية قد تشتمل على الأشخاص والبيانات والمعدات والمخصصات المالية وتوفير حماية البنية التحتية.
ما هي الأسباب الأساسية لعملياتك؟ ما هي المعدات التي تحتاجها للاستمرار في إنتاج وتقديم منتجاتك و / أو خدماتك الهامة؟ من الممكن يمكن تصرف مقر مع شركة أخرى تملك المعدات التي تتطلب إليها. ما هي اللوازم ضرورية؟ اعرف مقدمًا من سوف يكون الموردين أو الشاحنين البديلين لو كان ترتيبك الجاري غير فعال. متى من الممكن أن تعمل عملك إذا تم تعطيل دفقه من الكسب؟ من أين ستحصل على المال لإبقائه مستمراً؟
2) إعداد خطة الإخلاء في حالة الكوارث الطبيعية.
انتقل أكثر مع الموظفين ونشرها بأسلوب جلي في مختلف مناطق المباني التجارية المختصة بك. كيف سيعرف الموظفون أنهم بحاجة إلى الإخلاء؟ ماذا يقتضي أن يفعلوا حينما يشطب إخطارهم بالإخلاء؟ ما الطرق المتوفرة خارج العقار (المباني)؟ أين يجب أن يجتمع الناس خارج العقار (المباني)؟ من الذي يتحمل مسئولية التأكد من أن الجميع خرج بأمان؟
3) إنشاء نظام مروحة مروحة الاتصالات.
إذا وقع شيء ما في عملك، من سوف يكون مسؤولاً عن تصريح كل فرد يعمل هناك؟ تيقن من أن قوائم الاتصال عبر التليفون والبريد الإلكتروني جديدة وأن الشخصيات المسؤولين عن الاتصال بالآخرين قد قاموا بطباعة القوائم لأن جميع التقنيات تفشل عما قريبً أم آجلاً وعادةً ما تكون في أكثرية الأوقات غير المناسِبة.
أيضاً تحديد من سيكون مسؤولا عن التخابر مع المشجعين وكيف (تجديد موقع الجهد على شبكة الشبكة العنكبوتية، النشر على الشبكات الاجتماعية، النشرات الصحفية، اللافتات في النوافذ، إعلانات الراديو وغيرها)
4) تأكد من أن مجموعات الطوارئ الخاصة بك في الموقع كاملة وحديثة.
هذه مجموعات الإسعافات الأولية في مكان العمل من St. John Ambulance تظهر تحديدا ما تحتاجه لوازم الإسعافات الأولية للمؤسسات المختلفة الكمية في ما يتعلق بـ عدد الموظفين. اعتمادًا على أشكال المصائب التي قد تتم في منطقتك، قد تريد في إضافة لوازم أخرى. على سبيل المثال، يُعد جالون واحد من الماء لكل شخص يوميًا هو أحد المستلزمات الموصى بها في قائمة لوازم الظروف الحرجة لمتجر البيع بالتجزئة.
5) اتخاذ خطوات الآن لحماية بيانات عملك.
بيانات نشاطك التجاري هي المصادر الأكثر ثمن لديك. إذا تمت سرقتها أو إتلافها، فهل سوف تتمكن منشأتك التجارية من الشغل بسرعة مرة ثانية أو حتى الاستمرار تماما؟
3 خطوات للنجاح في النسخ الاحتياطي للمعلومات يشرح كيف تَستطيع الحصول على سكون البال من علم معلومات عملك محمية وسيتم الوصول إليها بسرعة مرة أخرى. تعتبر حماية البيانات واحدة من المزايا الوفيرة لتغيير أعمالك إلى الحوسبة السحابية .
6) ضمان عملك يحمل التأمين الكافي.
التأمين مقابل الحريق هو النوع الذي يجئ على خاطر بالنا، بل النار من غير شك ليست هي المصيبة الوحيدة الممكنة التي من الممكن أن تواجهها أعمالك الصغيرة. إلى جانب الحوادث الطبيعية الجلية الأخرى مثل الفيضانات أو ضرر الهواء، فكر في الضرر الذي قد ينبثق عن الإستيلاء، على سبيل المثال. ثم هناك عامل المسؤولية المحتملة لو أنه نشاطك التجاري الضئيل يندمج مع نشاطات قد تفتح لك الإدعاءات القضائية.
إن اختيار نوع الحماية الملائم لتغطية الأخطار المختصة بك والحصول على تغطية تأمينية قريبة العهد وممتازة سيذهب بأساليب طويلة صوب جعل أعمالك التجارية الضئيلة تعمل مرة ثانية في حال وقوع حادثة.
8) تعرف على جيرانك.
فتح خطوط الاتصال مع أصحاب الأعمال حولك يمكن أن يفيد فعلا إستراتيجية استمرارية عملك. دعهم يعرفون ما الذي تأملون في القيام به وترى ما إذا كان بإمكانك إشراكهم. قد تكون قادرًا على مشاركة تكاليف بعض المصاريف المتعلقة بتخطيط الاستمرارية أو فعل ترتيبات متبادلة لمساعدة بعضكما القلة في موقف المصيبة. تجسد خطط الظروف الحرجة المنسقة وظيفة بخاصة للمؤسسات التي تتشارك في الفضاء المتاخم مثل تلك الموجودة في مراكز التسوق أو على طول شوارع المدينة.
9) تحقق من البرامج والموارد المحلية.
قد يكون عند مدينتك أو مدينتك أو لجنة العمل المخصصة بك تدابير أزمات / خطط الاستجابة للكوارث في مكانها أو تمنح الموارد التي تسهل عليك وضع خطتك المخصصة معًا. مثال على ذلك، توفر بلدة أوتاوا معلومات بخصوص الميل لحالات الطوارئ للأعمال التجارية في أوتاوا على موقعها الإلكتروني، وتتيح ورش عمل تدريبية بخصوص هذا الموضوع. انظر ما هو متاح في بلدتك قبل الطليعة في كتابة مخطط النكبات الخاصة بك.
10) ضع كل ذلك معًا.
خلال المجهود عن طريق تدبير الاستمرارية، ضع كل القطع معًا في شكل مطبوع. (النسخ الرقمية لطيفة إلا أنها ليست نافعة جدًا إذا كانت الطاقة تخرج و / أو لا يمكن استعمال الأجهزة الرقمية.) يعمل المرخص صاحب الثلاث حلقات على نحو جيد. قم بتضمين مخطط الإخلاء الخاصة بخطة عملك، وتدبير الاتصال، ومعلومات عن مجموعات لوازم الأزمات، وسياسات الحماية، وإجراءات حراسة البيانات والضروريات التشغيلية، إضافة إلى تفاصيل أية ترتيبات قمت بها للمحافظة على الأمور أو تشغيلها مرة أخرى.
11) حافظ على خطة أزمات عملك ميسرة الاستخدام.
أخيرًا وليس أجددًا، تفتقر إلى التأكد من إبقاء مخطط محفل النكبات في مقر يسهل الوصول إليه وتأكد من أن كل شخص يتطلب إلى دراية مكانه يعرف مكانه. يلزم عليك أيضاً تكليف فرد واحد والـ2 للاستيلاء على خطة أزمات الجهد على الخروج إذا كانت كارثة الشغل يستلزم مغادرة المكان.
12) استخدام موقع الويب الخاص بك الأفعال والفضائيات والمواقع والصحف الاجتماعية
يحتسب موقع الويب المختص بمنشورك ومنصات الشبكات الاجتماعية المخصصة بك مثل Facebook و لينكدإن و Twitter من الطرق الممتازة للتواصل مع الزبائن وشركاء الممارسات في وضعية الطوارئ. لا تترك عملاؤك يتساءلون عما إذا كنت منفتحا أم لا عند سقوط المصيبة – فبإمكان المساهمة العاجلة على الفيس بوك مواكبتها باستمرار.
تدبير استمرارية الأفعال تؤتي ثمارها
من السهل وحط تصميم استمرارية الإجراءات. هناك طول الوقت “ظروف حرجة” عاجلة تتطلب انتباهنا. لكن إلى أي مجال يمكن مقارنتها مع وقع يوقف عملك لساعات أو أيام أو أسابيع؟ إن إنتهاج الزمن الوافي لتهيئة مخطط لاستمرارية العمل سوف يحقق انتصارًا ضخمًا إذا وقعت أي حادثة.